Riziko zneužitia osobných údajov zamestnancami je veľmi reálne a je dôležité, aby sa prijímali kroky na ochranu citlivých informácií a zamedzilo sa ich zneužitiu. Zamestnanci, ktorí majú prístup k osobným údajom, majú veľkú zodpovednosť za ich ochranu a musia sa riadiť príslušnými zákonmi a smernicami.
Medzi opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov v rámci organizácie patria napríklad:
Prísne regulácie
Organizácie by mali mať jasne definované regulácie, týkajúce sa ochrany osobných údajov a riadenia prístupu k nim. Mali byť jasne komunikované a zabezpečené, aby sa minimalizovali príležitosti na zneužitie osobných údajov.
Vyhodnocovanie zamestnancov
Organizácie by mali pravidelne vyhodnocovať svojich zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že sú schopní ochraňovať citlivé informácie a nepoužijú ich na neoprávnené účely. Taktiež by mali byť vykonávané pravidelné overovania zamestnancov, ktorí majú prístup k citlivým informáciám.
Zabezpečenie informačných systémov
Organizácie by mali zabezpečiť svoje informačné systémy proti útokom a zabezpečiť, aby boli citlivé informácie uchovávané v bezpečí. To zahŕňa aj zabezpečenie silných hesiel a pravidelné aktualizácie softvéru.
Školenia pre zamestnancov
Zamestnanci, ktorí majú prístup k citlivým informáciám, by mali byť školení v oblasti ochrany osobných údajov a informačnej bezpečnosti. Tieto školenia by mali byť pravidelné a poskytované pre všetkých zamestnancov.
V prípade, že organizácia zistí, že zamestnanec zneužil citlivé informácie, mali by sa prijať adekvátne opatrenia na zabezpečenie nápravy a ochrany postihnutých osôb.
Zodpovední zamestnanci by mali byť identifikovaní a vyšetrení a prípad by mal byť oznámený príslušným orgánom. Organizácia by mala zabezpečiť, aby postihnuté osoby boli informované o incidente a o tom, aké údaje boli zneužité. Ak boli zneužité osobné údaje, mali by byť postihnuté osoby informované o tom, ako sa môžu chrániť pred identitou krádežou a inými formami zneužitia. V prípade, že organizácia zanedbala opatrenia na ochranu citlivých informácií, môže dôjsť k finančnej zodpovednosti a sankciám.
Je tiež dôležité mať na pamäti, že v niektorých krajinách sú pravidlá týkajúce sa ochrany osobných údajov prísnejšie ako v iných. Organizácie by mali byť informované o zákonoch a smerniciach v oblasti ochrany osobných údajov, ktoré platia v ich jurisdikcii a mali by sa riadiť nimi. Ak organizácia operuje v medzinárodnom kontexte, mala by zabezpečiť, aby jej pravidlá a politiky boli v súlade s príslušnými medzinárodnými zákonmi a smernicami.
